Für wen ist das? – Buchhalter

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Für wen ist das? – Buchhalter

In der letzten Woche haben wir Ihnen in unserer Reihe „Für wen ist das?“ vorgestellt, wie Geschäftsführer ihre Arbeitsabläufe mithilfe von Microsoft Dynamics 365 Business Central verbessern können. Im heutigen Teil steht die Arbeit der Buchhalter im Fokus.

Wir zeigen Ihnen, wie sich die alltäglichen Prozesse durch die Nutzung der neusten Business-Lösung verbessern lassen. Wie gebe ich Einkaufsrechnungen manuell ein? Wie automatisiere ich den Prozess der Einkaufsrechnung? Wie überprüfe ich den Lieferantensaldo? Wie bezahle ich einen Lieferanten in Dynamics 365 Business Central?

 

 

Die Integration von Outlook und Excel, wie auch OCR (optimal character recognition, deutsch: optische Zeichenerkennung), spielen eine wichtige Rolle bei der Optimierung der Abläufe in der Buchhaltung. Im Folgenden zeigen wir exemplarisch, wie einige Ihrer täglichen Arbeitsschritte mit Dynamics 365 Business Central vereinfacht werden können.

Wie verbuche ich eine Einkaufsrechnung in Dynamics 365 Business Central?

Einkaufsrechnung per E-Mail in Outlook

Wir gehen davon aus, dass Sie eine Rechnung per E-Mail in Outlook von einem Lieferanten erhalten haben. Durch die nahtlose Integration von Outlook in Dynamics 365 Business Central sind die beiden Programme automatisch miteinander verbunden. Sie öffnen die Mail und klicken auf das Business Central Logo. Jetzt öffnet sich Business Central mit Kontaktdetails sowie allen verfügbaren Informationen und Statistiken über den Lieferanten im gleichen Fenster.

Abbildung 1: nahtlose Integration ermöglicht umfassende Informationen zum Kreditor

Über den Button „Neu“ in dem Business Central Fenster (Abbildung 1) können Sie eine neue Einkaufsrechnung anlegen. Durch die Integration von OCR wird der Text der Mail erkannt und Felder, wie beispielsweise Artikelnummer, Artikelname und Menge, automatisch ausgefüllt, sodass Sie wertvolle Zeit sparen. Sie prüfen die Angaben und bestätigen die Eingaben mit „Ok“.

Abbildung 2: Details zum Kreditor

Anschließend tragen Sie die Rechnungsnummer ein und entscheiden, ob noch weitere Informationen angepasst werden müssen. Ist dies erledigt, wird die Einkaufsrechnung in Business Central verbucht. Wechseln Sie nun zu Business Central, können Sie die Rechnung direkt einsehen. Es ist natürlich auch möglich die Rechnung innerhalb von Business Central zu erstellen und nicht über Outlook.

Einkaufsrechnung als Anhang einer E-Mail in Outlook

Auch wenn Sie die Rechnung als Anhang in einer E-Mail erhalten, können Sie diese direkt in Business Central verbuchen. Sie klicken auch in diesem Fall zuerst auf „Kontaktdetails“, woraufhin sich Business Central in Outlook öffnet und Sie alle Informationen und Statistiken des Lieferanten sehen können. Über „weitere Optionen“ haben Sie dann die Möglichkeit, den Anhang als Dokument an Business Central zu senden („Eingehende Dokumente“).

Nun wechseln Sie zu Business Central und sehen direkt, dass das Dokument unter „Eingehende Dokumente“ angezeigt wird. Wenn Sie das Dokument öffnen, sehen Sie, dass es der Inhalt derselbe wie in der E-Mail ist. Nun besteht die Möglichkeit, das Dokument an die optische Zeichenerkennung zu senden. Wenn Sie sich dazu entscheiden und das Dokument verarbeitet wird, lautet der Status des Dokuments anschließend „gesendet“.

Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, klicken Sie auf „Empfangen vom OCR Service“ und erstellen ein neues Dokument. In dieser neu erstellten Einkaufsrechnung, sind dann automatisch bereits alle Daten, wie beispielsweise Artikelnummer und -anzahl eingetragen und Sie können die Rechnung direkt verbuchen.

Wie überprüfe ich den Lieferantensaldo?

Als Buchhalter ist es sehr wichtig, stets einen Überblick über den Lieferantensaldo zu behalten. In Dynamics 365 Business Central ist das sehr einfach. Von Ihrem Dashboard aus klicken Sie auf „Einkauf“ und dann auf „Kreditoren“. Jetzt erhalten Sie diese Übersicht:

Abbildung 3: Übersicht der Kreditoren

Nun haben Sie die Möglichkeit, einen Kreditor auszuwählen und die gewünschten Details, wie Saldo oder fälliger Saldo, einzusehen.

Abbildung 4: Informationen zu einem Kreditor

Klicken Sie auf den Saldo, erhalten Sie weitere Details zu allen Kreditorenposten, welche Sie dann erneut einsehen können.

Wie bezahle ich einen Kreditoren in Dynamics 365 Business Central?

Über den Menüpunkt „Zahlungsmanagement“ gelangen Sie zu den Zahlungsausgangsbuchungsblättern. An diesem Punkt haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können die Zahlung entweder manuell eingeben oder Sie lassen sich Zahlungsvorschläge machen, die wie folgt angezeigt werden:

Abbildung 5: Zahungsausgangsbuchungsblätter

Business Central zeigt dann Zahlungen an, die bald fällig sind. So hilft die künstliche Intelligenz Ihnen zu entscheiden, welche Zahlung zuerst getätigt werden sollte. Anschließend können Sie dann die Zahlung durchführen.

Welche Vorteile bringt Dynamics 365 Business Central Ihnen als Buchhalter?

In unserem Anwendungsbeispiel haben Sie gesehen, dass die Bedienung des Systems leicht zu erlernen ist, sodass der Lernaufwand auch für neue Kolleginnen und Kollgen minimiert wird. Die Dateneingabe kann automatisiert werden, wodurch Sie eine Menge Zeit einsparen können und Fehler vermieden werden. Durch übersichtliche und umfassende Informationen und Statistiken behalten Sie stets den Überblick und die Kontrolle über alle wichtigen Prozesse.

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