Tipp: Dokument per E-Mail in NAV 2017 mit E-Mail-Textvorlage versenden

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Tipp: Dokument per E-Mail in NAV 2017 mit E-Mail-Textvorlage versenden

Bereits in Dynamics NAV 2016 ist es möglich Dokumente per E-Mail zu versenden. Mit der NAV-Version 2017 können E-Mail-Texte ganz einfach individualisiert und als Vorlage gespeichert werden.

Vorteil: Es sind keine programmierseitigen Eingriffe notwendig. Die Vorlagen können einfach vom Benutzer erstellt werden. Microsoft verwendet das Word-Layout-Feature, um den E-Mail-Text zu generieren, der automatisiert für die E-Mail verwendet wird. Es kann aus einer Vielzahl an Layouts für häufig genutzte Reports in Dynamics NAV gewählt werden.

 

Gehen Sie wie folgt vor, um das gewünschte Word-Layout für Ihre E-Mail auszuwählen

1. Öffnen Sie die Berichtsauswahl Verkauf über die NAV-Suche. Hier finden Sie das neu hinzugefügte Feld „Layout Beschreibung E-Mail-Text“.

2. Wählen Sie das Word Layout aus, das Sie für die gebuchten Verkaufsrechnungen verwenden möchten:

Abbildung 1: Auswahl einer Wordvorlage für das E-Mail-Text-Layout

3. Um eine Verkaufsrechnung per E-Mail zu versenden, öffnen Sie die Page „Gebuchte Verkaufsrechnungen“ und wählen Sie die Verkaufsrechnung aus, die Sie per E-Mail verschicken möchten.

4. Anschließend wählen Sie die Funktion „Per E-Mail senden“ vom Tab „Aktionen“. Im folgenden Beispiel wurde die Vorlage „Red – Email Body“ verwendet:

Abbildung 2: Dokument per E-Mail in NAV 2017 mit E-Mail-Textvorlage versenden

Wenn Sie einen NAV-Dokument versenden möchten, ohne dass sich dieser in Outlook öffnet, dann nehmen Sie die Option „In Outlook bearbeiten“ heraus. So können Sie die E-Mail-Adresse und weitere Details im selben Fenster spezifizieren.

Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, den Bericht als E-Mail-Anhang zu versenden. Wählen Sie dazu die Option „Für E-Mail-Anhang verwenden“ in der „Berichtsauswahl – Verkauf“ aus:

Abbildung 3: Berichtsauswahl Verkauf – Für E-Mail-Anhang verwenden

Sofern die Option „In Outlook bearbeiten“ gewählt wurde, können Sie die E-Mail vor dem Senden in Outlook prüfen und gegebenenfalls weiter bearbeiten:

Abbildung 4: Gebuchte Verkaufsrechnung als E-Mail-Anhang und E-Mail-Text versenden

Wo liegen die Vorteile der E-Mail-Textvorlagen?

  • Mit der Möglichkeit vordefinierte E-Mail-Vorlagen sowohl für den internen Gebrauch als auch für die Kunden-Kommunikation zu nutzen, sparen NAV-Anwender wertvolle Zeit und aufwändige Anpassungen.
  • Das Beste ist, dass kein Limit bezüglich der Anzahl von Word Layouts für einen Report existiert.
  • Zudem benötigen Sie keine Entwicklerlizenz oder einen externen NAV-Entwickler, um eine Word Vorlage zu erstellen. Voraussetzung ist einzig ein grundsätzliches Verständnis für das E-Mail-Feature von Microsoft Word.

Wenn Sie zu diesem oder weiteren Dynamics-NAV-Themen Fragen haben, freuen wir uns, Sie dabei unterstützen zu können.

Bildquelle: ID 30028148 © Gajus | Dreamstime.com